Ochrana osobních údajů

1. Účel informace

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen „GDPR“ – informujeme ty, jejichž údaje zpracováváme (dále jen „subjekty údajů“) o podmínkách, za jakých jsou osobní údaje zpracovávány.

2. Správce osobních údajů

Tato informace se věnuje případům, kdy správcem vašich osobních údajů je Vesmír spol. s r.o. (dále jen „VESMÍR“) VESMÍR je správcem osobních údajů tehdy, jestliže určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí za stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování; za tuto svou činnost je právně odpovědná.

3. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pověřencem pro ochranu osobních údajů je Zora Göthová, je možné ji kontaktovat na adrese uvedené v obchodním rejstříku, případně na e-mailu: gothova@vesmir.cz. Na pověřence se můžete obrátit v případě, že budete mít jakékoliv dotazy či požadavky ke zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

4. Zásady pro zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro činnost VESMÍRu (hlavně komunikace s autory, vydávání časopisu Vesmír), případně souvisí se službou, kterou u VESMÍRu využíváte. Osobní údaje chráníme v maximální možné míře a v souladu s platnými právními předpisy. Zásady a postupy při zpracování osobních údajů na JU upravuje opatření jednatele, kterým se stanoví pravidla pro ochranu a zpracování osobních údajů. Vnitřní norma mj. stanoví povinnost všech zaměstnanců při zpracování osobních údajů respektovat principy a zásady vyplývající z nařízení GDPR, konkrétně:

1. Zásadu zákonnosti, která nám ukládá zpracovávat vaše osobní údaje v souladu s právními předpisy a na základě alespoň jednoho právního titulu.
2. Zásadu korektnosti a transparentnosti, která nám ukládá povinnost zpracovávat vaše osobní údaje otevřeně a transparentně a poskytnout vám informace o způsobu jejich zpracování spolu s informací o tom, komu budou vaše osobní údaje zpřístupněny. Patří sem také naše povinnost vás v případech závažného porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů o takové skutečnosti informovat.
3. Zásadu účelového omezení, která nám umožňuje shromažďovat vaše osobní údaje pouze za jasně vymezeným účelem.
4. Zásadu minimalizace údajů, která nám ukládá zpracovávat pouze osobní údaje přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování.
5. Zásadu přesnosti, která nám ukládá přijmout veškerá rozumná opatření umožňující nám zajistit pravidelnou aktualizaci či opravu vašich osobních údajů.
6. Zásadu omezení uložení, která nám ukládá uchovávat vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile tedy pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s vaší osobou.
7. Zásadu integrity a důvěrnosti, nepopiratelnosti a dostupnosti, která nám ukládá vaše osobní údaje zabezpečit a chránit před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením. Z těchto důvodů přijímáme četná technická i organizační opatření pro ochranu vašich osobních údajů. Současně dbáme na to, aby k vašim osobním údajům měli přístup pouze pověření zaměstnanci.
8. Zásadu odpovědnosti, která nám ukládá povinnost umět doložit splnění všech shora vyjmenovaných podmínek.

5. Pro které účely osobní údaje zpracováváme?

Při naplňování svého poslání zpracovává VESMÍR osobní údaje pro následující účely: Komunikace s autory, komunikace s předplatiteli, komunikace s distributory, zpřístupnění zakoupeného obsahu online, ochrana proti zcizení identity klientů a jejich přístupu k zakoupenému obsahu.

6. Kategorie osob, jejichž osobní údaje zpracováváme

1. Zaměstnanci (osoby v pracovně-právním vztahu k Vesmír spol. s r.o. a uchazeči o zaměstnání)
2. Předplatitelé a registrovaní uživatelé Vesmírného webu s přístupem k zakoupenému obsahu
3. Autoři a externí spolupracovníci (osoby bez pracovně-právního vztahu k VESMÍRu zapojené do publikačních, vzdělávacích, smluvních a dalších aktivit VESMÍRu)
4. Smluvní a projektoví partneři, zákazníci, návštěvníci akcí pořádaných VESMÍRem

7. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

VESMÍR zpracovává jednak osobní údaje poskytnuté přímo jednotlivými fyzickými osobami (ať již na základě souhlasu nebo jiných právních důvodů), případně údaje poskytnuté či získané v souladu s právními předpisy od jiných subjektů či z jiných zdrojů (např. veřejné rejstříky, distributor časopisu, správce webu), jednak další osobní údaje vytvořené v rámci činností zpracování a nezbytné pro jejich zajištění. To může zahrnovat následující kategorie osobních údajů:

1. Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.)
2. Popisné údaje (vzdělání, odborná kvalifikace, znalosti a dovednosti, portrétní fotografie, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, trestní bezúhonnost, apod.)
3. Ekonomické údaje (bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně apod.)
4. Pracovní údaje (záznamy o práci a pracovních aktivitách, zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění apod.)
5. Údaje o aktivitách subjektu (publikační činnost, údaje o odborných aktivitách)

8. Právní důvody pro zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů, obecně však jimi jsou:

1. Plnění právní povinnosti vztahující se na správce: vaše osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší právem stanovené povinnosti. Jedná se zejména o zpracování zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce; zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví; zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, ve znění pozdějších předpisů; zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti; zákona 181/2014, o kybernetické bezpečnosti a dalších právních předpisů.
2. Plnění smlouvy, provedení opatření před vznikem smlouvy na váš návrh: vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy.
3. Souhlas subjektu údajů: Souhlas, který jste nám udělil ke zpracování vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Souhlas může být písemný či stvrzený online.
4. Oprávněný zájem správce, který spočívá zejména v:
   1. ochraně majetku a zamezení podvodům;
   2. předávání osobních údajů pro vnitřní administrativní a provozní účely, hlavně jednání s autory, případně odběrateli tištěného i elektronického obsahu, v těch případech, kdy to již nezajistil distributor;
   3. zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací.

9. Předávání osobních údajů

Za účelem naplnění zákonných povinností může VESMÍR předat vybraná data určeným subjektům (například orgánům veřejné moci). Také je možné předat data (např. adresu či přihlašovací údaje) dalšímu subjektu (např. distributorovi časopisu či správci webu) v případech, kdy je to v souladu s oprávněným zájmem subjektu (např. odběratele či autora).

10. Doba uchování osobních údajů

Údaje se uchovávají pouze po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k dané činnosti zpracování osobních dat a v souladu s platným skartačním plánem jsou pak zlikvidovány nebo archivovány. Osobní údaje, které zpracováváme s vaším souhlasem, uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen. Má li subjekt (registrovaný uživatel) dlouhodobý přístup k obsahu časopisu či dalším službám, lze data vymazat na jeho žádost pouze společně se zrušením registrace (přístupu ke službě).

11. Uplatnění práv subjektu údajů

Subjekt údajů je oprávněn uplatnit svá práva prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů VESMÍRu, a to:

1. písemně na adresu uvedenou v obchodním rejstříku
2. prostřednictvím e-mailu zaslaného na kontaktní e-mailovou adresu pověřence pro ochranu osobních údajů gothova@vesmir.cz
3. prostřednictvím datové schránky

Před zpracováním žádosti má VESMÍR právo a povinnost ověřit identitu žadatele, obvykle na základě registrovaného emailu či telefonního čísla. Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtách stanovených GDPR.

12. Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

13. Ohlašování podezření na porušení zabezpečení osobních údajů

S podezřením na porušení zabezpečení se obracejte na pověřence (email viz výše), případně na jednatele či osobu pověřenou jednáním za VESMÍR (aktuální jméno a adresa jsou zveřejněny v obchodním rejstříku).